Beglaubigte Übersetzung: Urkunden und Dokumente amtlich übersetzen lassen

Eine beglaubigte Übersetzung ist eine Übersetzung, die von einer gerichtlich ermächtigten Person angefertigt und mit Bestätigungsvermerk, Stempel und Unterschrift versehen wird. Der Vermerk bescheinigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übertragung. Behörden, Gerichte, Hochschulen und Anerkennungsstellen verlangen diese Form, wenn ein fremdsprachiges Dokument Rechtswirkung entfalten soll. Die Ermächtigung erteilt das zuständige Gericht des Bundeslandes, in Nordrhein-Westfalen das Oberlandesgericht Hamm. Sie gilt bundesweit, unabhängig davon, in welchem Bundesland sie ausgesprochen wurde.

Die amtliche Form wird immer dann verlangt, wenn eine Stelle aus dem fremdsprachigen Dokument Rechtsfolgen ableitet: Standesamt, Ausländerbehörde, Einbürgerungsbehörde, Gericht, Hochschule, Anerkennungsstelle, Führerscheinstelle. Für Texte ohne Rechtsfolge, etwa interne Unterlagen oder Informationsmaterial, genügt eine Fachübersetzung ohne Bestätigungsvermerk.

Der Ablauf ist in fünf Schritten festgelegt. Der wichtigste ist der erste, weil dort die Fragen geklärt werden, an denen die meisten Vorgänge später scheitern. Den Liefertermin nennt das Angebot nach Durchsicht der Unterlagen.

Abgerechnet wird nach Normzeile mit 50 bis 55 Schriftzeichen einschließlich Leerzeichen. Preisbestimmend sind Sprachkombination, Umfang und Lesbarkeit der Vorlage: Eine handschriftliche Urkunde aus den 1950er Jahren bedeutet einen anderen Aufwand als ein aktueller Ausdruck. Deshalb nennen wir den Preis erst, wenn wir das Dokument gesehen haben.

Die Frage „übersetzen Sie auch …“ lässt sich für Urkunden und Dokumente fast immer mit Ja beantworten. Nützlicher als eine alphabetische Liste ist die Zuordnung nach dem Anlass, denn der Anlass bestimmt, welche Stelle das Dokument entgegennimmt und welche Form sie verlangt. Alle hier genannten Dokumente können mit Bestätigungsvermerk geliefert werden.

Die drei Bezeichnungen meinen im Ergebnis dasselbe: eine Person, die vom zuständigen Gericht ihres Bundeslandes dazu berechtigt wurde, die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Übersetzung zu bestätigen. In Nordrhein-Westfalen heißen Übersetzerinnen und Übersetzer ermächtigt; beeidigt werden dort Dolmetscherinnen und Dolmetscher. Sie unterscheiden sich nur, weil die Landesgesetze verschiedene Wörter verwenden. Für Ihren Vorgang ist die Bezeichnung ohne Bedeutung, entscheidend ist allein, dass eine gerichtliche Ermächtigung vorliegt und der Bestätigungsvermerk auf der Übersetzung steht.

Diese drei Begriffe werden regelmäßig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Fragen beantworten. Die Beglaubigung bestätigt die Richtigkeit der Übersetzung. Apostille und Legalisation bestätigen die Echtheit der Originalurkunde und werden nicht vom Übersetzungsbüro erteilt, sondern von Behörden. Wer beides braucht, muss die Reihenfolge einhalten.

Eine Übersetzung kann statt mit Stempel und Unterschrift auch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bestätigt werden. Nach der eIDAS-Verordnung ist die elektronische Form der handschriftlichen in der gesamten EU gleichgestellt. Der entscheidende Fallstrick wird selten genannt: Wer eine elektronisch signierte Übersetzung ausdruckt, entwertet sie. Im Papierzustand lässt sich die Signatur nicht mehr prüfen, und damit fehlt genau der Nachweis, der die Beglaubigung trägt.

Zurückgewiesene Vorgänge haben fast immer dieselbe Ursache: Sie betreffen nicht die sprachliche Qualität, sondern formale und dokumentenbezogene Punkte. Genau diese Punkte klären wir vor der Beauftragung.