Ratgeber · Beglaubigung und Auftrag

Übersetzungsbüro finden: Woran Sie ein passendes Büro erkennen

Sie lassen eine Urkunde, ein Zeugnis oder einen Fachtext übersetzen und wollen vor dem ersten Anruf wissen, ob das Büro passt? Vier Prüfpunkte helfen: Sprachrichtung, verlangte Form, Fristen und Erreichbarkeit.

Stand: 7. November 2026 · Redaktion Eurolingua · Rechtsstände mit Quelle am Ende des Beitrags

Kurzantwort

Ein Übersetzungsbüro passt zu Ihrem Auftrag, wenn es vier Prüfpunkte erfüllt. Es bearbeitet Ihre Sprachrichtung. Es liefert die Form, die die annehmende Stelle für Ihr Dokument verlangt, etwa eine beglaubigte Übersetzung durch eine gerichtlich ermächtigte Person. Es plant mit Ihrer Einreichungsfrist. Und Sie erreichen es bei Rückfragen. Die Reihenfolge in Karte und Suchergebnis sagt darüber wenig aus.

Prüfpunkt 1, Sprachrichtung: Das Büro fragt nach dem Zielland.
Prüfpunkt 2, Form: Wer die Übersetzung entgegennimmt, bestimmt sie.
Prüfpunkt 3, Fristen: Liefertermin der Übersetzung und Geltungsfrist des Dokuments.
Prüfpunkt 4, Erreichbarkeit: Telefon zu festen Zeiten, Antwort per E-Mail, Zeitpunkt für das Angebot.
Die Entfernung zählt nur bei Dolmetschterminen und persönlicher Abgabe.

Suchergebnisse

Die Reihenfolge der Suchergebnisse folgt anderen Regeln als Ihre Auswahl

Wer „Übersetzungsbüro in der Nähe“ sucht, sieht meist oben eine Kartenansicht mit Unternehmensprofilen und darunter die Websites. Google ordnet diese Profile nach eigener Angabe hauptsächlich nach Relevanz, Entfernung und Bekanntheit. Relevanz misst, wie gut die Angaben im Profil zur Suchanfrage passen. Ob das Büro eine ermächtigte Person für Ihre Sprache hat, prüft keiner der drei Faktoren.

Zwei Folgen daraus:

Das nächstgelegene Büro ist nicht zwangsläufig das richtige. Für die beglaubigte Übersetzung einer arabischen Geburtsurkunde braucht es eine für Arabisch ermächtigte Person. Ob das Büro um die Ecke sie hat, steht nicht in der Karte.
Bewertungen sagen wenig über die Eignung. In die Bekanntheit fließen laut Google unter anderem Anzahl und Note der Rezensionen ein. Lesen Sie die Anzahl deshalb mit: Bei wenigen Bewertungen verschiebt eine einzelne Stimme den Durchschnitt deutlich. Lesen Sie außerdem, wofür bewertet wurde. Ein Lob für einen Dolmetscheinsatz sagt nichts über Urkundenübersetzungen.

Die Karte ist ein Verzeichnis. Die Eignung prüfen Sie mit den folgenden vier Punkten. Ob eine Person für Ihre Sprache ermächtigt oder beeidigt ist, können Sie zusätzlich in der Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen nach Name, Sprache und Ort nachschlagen (justiz-dolmetscher.de).

Prüfpunkt 1

Das Büro kennt Ihre Sprachrichtung und das Zielland

„Spanisch“ ist keine ausreichende Angabe. Eine Übersetzung für Mexiko unterscheidet sich in Wortschatz und Behördenformeln von einer für Spanien; Portugiesisch für Brasilien folgt teils anderen Schreibregeln als Portugiesisch für Portugal. Ein Büro, das Varianten kennt, fragt nach dem Zielland, bevor es ein Angebot schreibt.

Erkennbar ist das an Angaben zu Varianten und Zielländern je Sprache oder an der Rückfrage im ersten Gespräch. Eine lange Sprachliste ohne weitere Angaben sagt dagegen wenig. Fragen Sie in dem Fall, ob für Ihre Richtung ein Muttersprachler der Zielsprache übersetzt und ob eine zweite Fachkraft die Übersetzung gegen den Ausgangstext prüft. Nach ISO 17100 prüft eine zweite qualifizierte Person jede Übersetzung gegen den Ausgangstext. Ein nach dieser Norm zertifiziertes Büro weist das mit seinem Zertifikat nach.

Bei seltenen Sprachen ist eine Prüfung der Verfügbarkeit üblich. Fragen Sie, bis wann das Büro zusagen kann und wer übersetzt.

Prüfpunkt 2

Wer die Übersetzung entgegennimmt, bestimmt die Form

Vor dem Auftrag zählt vor allem eine Frage: Wer nimmt die Übersetzung entgegen? Davon hängt die Form ab: beglaubigte Übersetzung mit Bestätigungsvermerk, Fachübersetzung ohne Vermerk oder beglaubigte Übersetzung samt Apostille oder Legalisation.

Welche Form die annehmende Stelle üblicherweise verlangt
Annehmende Stelle	Übliche Form	Was das Büro leisten muss
Standesamt, Ausländerbehörde, Gericht, Anerkennungsstelle, Hochschule oder uni-assist bei Zeugnissen	Beglaubigte Übersetzung mit Bestätigungsvermerk	Eine für die Sprachrichtung gerichtlich ermächtigte Übersetzerin oder ein ermächtigter Übersetzer. In Nordrhein-Westfalen ermächtigt die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts (Düsseldorf, Hamm oder Köln), in dessen Bezirk die Person wohnt; ohne Wohnsitz zählt der Ort der beruflichen Niederlassung (§ 36 Abs. 1 JustG NRW). Dortmund gehört zum Bezirk des Oberlandesgerichts Hamm. uni-assist nimmt nach eigener Angabe Übersetzungen von „Personen oder Institutionen, die vereidigt oder gerichtlich zugelassen sind“ an, außerdem von einer dazu berechtigten Stelle der Schule oder Hochschule, die das Zeugnis ausgestellt hat.
Arbeitgeber, Geschäftspartner	Oft Fachübersetzung ohne Vermerk; manche Arbeitgeber verlangen die beglaubigte Form	Fachkenntnis in der Textsorte, etwa Zeugnisformeln oder Vertragsklauseln; im Zweifel beim Empfänger nachfragen.
Behörde im Ausland	Beglaubigte Übersetzung, oft dazu Apostille oder Legalisation des Originals	Das Büro soll den Unterschied erklären: Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers der Urkunde; sie gilt zwischen den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens. Mit einigen Staaten hat Deutschland Abkommen, nach denen weder Apostille noch Legalisation nötig ist; mit Staaten außerhalb des Übereinkommens ist in der Regel die Legalisation nötig. Verlangt die ausländische Stelle auch für die Übersetzung eine Apostille, kann in Nordrhein-Westfalen die Präsidentin oder der Präsident des zuständigen Landgerichts auf Antrag bestätigen, dass die Unterschrift von der übersetzenden Person stammt und dass sie mit solchen Übersetzungen betraut ist (§ 33 Abs. 5 JustG NRW). Welcher Weg nötig ist, sagt die Stelle im Zielland.
Termin vor Ort (Trauung, Notar, Gericht)	Dolmetschen, meist durch eine allgemein beeidigte Person	Nachweis der allgemeinen Beeidigung. Wer nicht allgemein beeidigt ist, wird bei Gericht oder beim Notar im Termin beeidigt. Darauf kann verzichtet werden, wenn die Beteiligten zustimmen: beim Notar sowie bei Gericht in Familiensachen und in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (§ 189 Abs. 1 und 3 GVG, § 16 Abs. 3 BeurkG). Das Standesamt Dortmund verlangt bei der Trauung nach eigener Angabe eine „allgemein vereidigte“ und „beim Oberlandesgericht eingetragene“ Person mit gültigem Ausweis.

Eine einfache Übersetzung wird nicht von selbst zur beglaubigten. Eine ermächtigte Übersetzerin oder ein ermächtigter Übersetzer kann eine vorhandene Übersetzung prüfen und dann mit dem Bestätigungsvermerk versehen, auch wenn jemand anderes sie angefertigt hat (§ 33 Abs. 4, § 34 Abs. 3 JustG NRW). Dafür wird die Übersetzung Satz für Satz mit dem Original verglichen und bei Bedarf überarbeitet; manche Büros übersetzen lieber neu. Klären Sie die Form deshalb vor dem Auftrag bei der annehmenden Stelle; das Büro kann sagen, was üblich ist, die Entscheidung trifft die Stelle.

Ein Hinweis für Nordrhein-Westfalen: Der Bestätigungsvermerk darf hier auch in elektronischer Form erteilt werden, mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 34 Abs. 2 JustG NRW, § 126a BGB). Ob ein signiertes PDF genügt, klären Sie vorab mit der annehmenden Stelle.

Unsicher, welche Form Ihre Stelle verlangt?

Für ein Angebot genügen Scan, Zielsprache, Verwendungszweck und Termin. Das Angebot mit Liefertermin kommt in der Regel am selben Werktag, mit dem Hinweis, welche Form für Ihre Stelle üblich ist. Mehr zur beglaubigten Übersetzung von Urkunden und Zeugnissen.

Angebot anfordern 0231 55 78 000 anrufen

Das Angebot ist unverbindlich. Telefonisch erreichbar Mo–Do 8:30–15:30 Uhr, Fr 8:30–14:30 Uhr.

Prüfpunkt 3

Zwei Fristen zählen, der Liefertermin und die Geltungsfrist des Dokuments

Beim Termin denken die meisten an die Lieferzeit der Übersetzung. Die zweite Frist steckt im Dokument selbst: Führungszeugnisse, Meldebescheinigungen, Ledigkeits- und Ehefähigkeitszeugnisse dürfen bei vielen Stellen ein bestimmtes Alter nicht überschreiten. Wie lang die Frist ist, ergibt sich aus dem Gesetz oder aus den Vorgaben der annehmenden Stelle.

Läuft das Original ab, braucht es ein neues Original und eine neue Übersetzung. Ein geeignetes Büro fragt deshalb nach dem Einreichungstermin und nennt im Angebot einen Liefertermin, der dazu passt. Den Liefertermin legt es nach Durchsicht des Dokuments fest; eine Zusage ohne Blick auf das Dokument ist eine Schätzung. Eine Fertigstellung am selben Tag ist die Ausnahme, weil die Revision durch eine zweite Fachkraft Zeit braucht.

Prüfpunkt 4

Das Büro bleibt für Rückfragen erreichbar

Bei Urkunden mit Namensvarianten, Stempeln oder handschriftlichen Zusätzen gibt es Rückfragen, in beide Richtungen. Ein Profil mit Öffnungszeiten, Telefonnummer und Anschrift sagt mehr über die Erreichbarkeit als die Position in der Karte. Fragen Sie, wie Sie das Büro bei Rückfragen erreichen: telefonisch zu festen Zeiten, per E-Mail oder nur über ein Formular.

Fragen Sie außerdem, wann das Angebot kommt. Bei Behördenfristen sollte dieser Zeitpunkt deutlich vor Ihrem Einreichungstermin liegen. Ob das Büro von sich aus nach Verwendungszweck, Einreichungstermin und der Schreibweise im Pass fragt, zeigt sich im ersten Gespräch; fehlt die Rückfrage, liegt die Prüfung bei Ihnen.

Prüfliste

Mit dieser Prüfliste klären Sie den Auftrag beim ersten Kontakt

Die Liste fasst die vier Prüfpunkte, die Unterlagen für die Anfrage und die Fragen an das Büro zusammen. Sie lässt sich ausdrucken oder Punkt für Punkt abhaken, bevor Sie anrufen oder den Scan schicken.

Sprachrichtung und Zielland sind benannt, das Büro hat danach gefragt.
Die annehmende Stelle hat gesagt, welche Form sie verlangt: beglaubigt, ohne Vermerk, mit Apostille oder Legalisation.
Einreichungstermin und Geltungsfrist des Dokuments sind geprüft; der Liefertermin steht im Angebot.
Der Weg für Rückfragen ist klar: Telefonzeiten oder E-Mail.
Unterlagen liegen bereit: lesbarer Scan aller Seiten, Passkopie bei Umschriften, Verwendungszweck, Einreichungstermin, verlangte Form.
Das Büro hat genannt, wann das Angebot kommt; bei Behördenfristen liegt dieser Zeitpunkt deutlich vor dem Einreichungstermin.
Das Büro hat von sich aus nach Verwendungszweck, Einreichungstermin und der Schreibweise im Pass gefragt; fehlt die Rückfrage, liegt die Prüfung bei Ihnen.

Noch Fragen? Am Telefon klären wir Form, Unterlagen und Termin.

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Vor dem Auftrag

Mit der Passkopie lassen sich Namensschreibweisen zuordnen

Umschriften aus dem Arabischen oder Kyrillischen können von der Schreibweise im Pass abweichen. Stehen dann zwei Schreibweisen nebeneinander, muss die Behörde die Identität erst klären. Legen Sie dem Auftrag deshalb eine Passkopie bei.

Dann kann die Übersetzung beide Schreibweisen einander zuordnen und die Abweichung als Anmerkung ausweisen. Welche Umschrift maßgeblich ist, bestimmt die annehmende Stelle; fragen Sie dort nach, wenn Pass und Urkunde voneinander abweichen.

Entfernung

Die Entfernung zählt nur bei Dolmetschterminen und persönlicher Abgabe

Bei Urkunden und Fachtexten läuft der Auftrag digital und per Post. Im Zivilprozess gilt eine Übersetzung, die eine in einem Bundesland ermächtigte Person bestätigt hat, bundesweit als richtig und vollständig, solange niemand das Gegenteil beweist (§ 142 Abs. 3 ZPO). Die Entfernung zählt, wenn eine Person vor Ort sein muss oder Originale nicht verschickt werden sollen.

Wann die Entfernung zum Büro eine Rolle spielt
Situation	Entfernung zählt	Warum
Beglaubigte Übersetzung einer Urkunde	nein	Scan per E-Mail, Fassung per Post; vor Gericht gilt die Bestätigung einer in einem Bundesland ermächtigten Person bundesweit (§ 142 Abs. 3 ZPO), Behörden stellen nicht auf das Bundesland ab (§ 23 Abs. 2 VwVfG)
Fachübersetzung von Vertrag, Anleitung, Befund	nein	Dateiübergabe, Revision und Lieferung laufen digital
Dolmetschen bei Trauung, Notar, Gericht	ja	Die Person muss vor Ort sein; nennen Sie Ort und Dauer des Termins mit der Anfrage
Originale sollen nicht verschickt werden	ja	Persönliche Abgabe und Abholung
Eilauftrag mit Papierfassung	teils	Abholung spart die Postlaufzeit; die Revision durch eine zweite Fachkraft braucht trotzdem ihre Zeit

Häufige Fragen

Muss ich für eine beglaubigte Übersetzung persönlich ins Büro kommen?

In den meisten Fällen nicht. Ein lesbarer Scan aller Seiten genügt, die beglaubigte Fassung kommt per Post. Ob die annehmende Stelle eine Übersetzung von der Kopie akzeptiert oder das Original sehen will, hängt vom Verwendungszweck ab; klären Sie das vorab dort. Wer Originale nicht verschicken will, kann sie in Dortmund an der Hohen Straße 45 abgeben und abholen.

Gilt eine Ermächtigung aus Nordrhein-Westfalen auch in Bayern?

In aller Regel ja. Vor Gericht gilt eine Übersetzung, die eine in einem Bundesland ermächtigte Person bestätigt hat, bundesweit als richtig und vollständig (§ 142 Abs. 3 ZPO). Behörden können in begründeten Fällen eine beglaubigte Übersetzung verlangen. Aus welchem Bundesland die Übersetzerin oder der Übersetzer kommt, schreibt das Gesetz nicht vor (für Bundesbehörden § 23 Abs. 2 VwVfG, die Landesgesetze lauten gleich). Ob die Übersetzung genügt, entscheidet die Behörde. Der Vermerk nennt, welches Oberlandesgericht ermächtigt hat.

Wie finde ich einen ermächtigten Übersetzer für meine Sprache?

Über die Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen (justiz-dolmetscher.de). Dort lassen sich Sprache und Ort filtern; in Nordrhein-Westfalen sind die Oberlandesgerichte Düsseldorf, Hamm und Köln die Zulassungsbehörden. Fragen Sie das Büro, wer Ihre Übersetzung bestätigt.

Was ist der Unterschied zwischen ermächtigt, beeidigt und vereidigt?

In Nordrhein-Westfalen werden Übersetzerinnen und Übersetzer für schriftliche Übersetzungen ermächtigt; zuständig ist die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts (§ 33 JustG NRW). Dolmetscherinnen und Dolmetscher werden für mündliche Übertragungen allgemein beeidigt; das regelt das Gerichtsdolmetschergesetz für alle Bundesländer gleich. Für Übersetzer verwenden andere Bundesländer auch „öffentlich bestellt“ oder „beeidigt“, im Alltag ist von „vereidigt“ die Rede. Gemeint ist jeweils eine Zulassung durch die Justiz für bestimmte Sprachen.

Woran erkenne ich, ob ein Büro meine Sprache wirklich bearbeitet?

An Angaben zu Varianten, Zielländern und Dokumentarten je Sprache und an der Rückfrage nach Zielland und Verwendungszweck im ersten Gespräch. Eine Sprachliste allein ist kein Nachweis.

Angebot in der Regel am selben Werktag, mit Liefertermin

Senden Sie Scan, Zielsprache, Verwendungszweck und Termin. Sie erhalten ein Angebot mit Liefertermin und den Hinweis, welche Form für Ihre Stelle üblich ist. Bestätigt wird Ihre Übersetzung von für die Sprachrichtung ermächtigten Übersetzerinnen und Übersetzern, geprüft nach ISO 17100; Originale können Sie an der Hohen Straße 45 abgeben und abholen.